Når "Spesifikasjoner" betydde tre forskjellige dokumenter

Henvendelsen kom en tirsdag morgen.

En entreprenør i Midtøsten ba om 8-tommers karbonstålrørspesifikasjoner for et pågående verktøyprosjekt.

Ingen vedlegg var inkludert.

Bare en kort melding.

Til å begynne med så det ut som en enkel teknisk forespørsel.

Vi sendte tilbake standard spesifikasjonsarket brukt for tilbudsreferanse.

Noen timer senere svarte klienten og sa at det ikke var den riktige versjonen.

Det var det første signalet at noe var av.

Senere samme dag mottok vi en PDF fra ingeniøravdelingen.

Den viste ett sett med materialkrav.

Så kom en annen fil fra innkjøp.

Den viste litt forskjellige veggtykkelsesantakelser.

På kvelden kom et tredje dokument fra stedets team.

Den versjonen ble merket "for konstruksjonsbruk."

Alle tre refererte til det samme 8-tommers karbonstålrøret.

Ingen av dem stemte nøyaktig.

I en kort periode kunne selv ikke klienten internt bekrefte hvilket dokument som var endelig.

En av ingeniørene deres skrev i en e-post:

"Vi må justere spesifikasjonene før vi fortsetter anskaffelsesdiskusjonen."

Den linjen stoppet prosessen i nesten en uke.

I løpet av den tiden var det ingen som diskuterte pris.

Ingen diskuterte levering.

Alt dreide seg om dokumentkontroll.

Det ble etter hvert avholdt et koordineringsmøte mellom avdelingene.

Resultatet var enkelt: en revisjon ble valgt, og de andre ble arkivert.

Etter det startet anskaffelsesprosessen normalt på nytt.

Det som holdt seg konsekvent hele veien var selve rørstørrelsen.

Forvirringen kom utelukkende fra dokumentasjonslag, ikke materialet.

Når vi ser tilbake, ble ikke leverandøren egentlig bedt om å "sitere spesifikasjoner."

Vi ble bedt om å hjelpe med å identifisere hvilken spesifikasjon som faktisk ble brukt.